中国中铁隧道股份有限公司

业务部门常用报销流程操作

 

1.1   常用报销流程发布

公司本部各系统部门常用报销业务流程主要包括:差旅费报销单、业务招待费报销单、会议费报销单、其他费用报销单、备用金借款单、备用金交款单

业务流程图:业务流程填报(公司部门职员)——业务审核(部门负责人)——业务流程初审和扫描(会计)——业务流程复核(财务负责人)——审批(领导)——业务流程稽核(共享中心)——业务付款确认(财务负责人)

所有业务流程发起时,信息描述的通一格式为“xx部门xxx报销xx费用”,如:财务部张三报销差旅费。

1.1.1      差旅费报销单

差旅费报销单主要用来报销出差所发生的交通费、住宿费及相关补助等。

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点开差旅费报销单后,在列表界面显示填写差旅费报销单信息。

单据填报说明:



主表:

单据编号:系统自动生成,不可编辑

出差部门:报销人所在部门,手动选择

出差人:手动选择报销人信息

报销金额合计:自动根据明细中发票总额汇总计算

单据日期:自动根据当前实际日期带出,只读项

出差事由:对出差事项的说明,请认真填写

子表中行程明细:

出发日期、回程日期:手动选择实际日期

出发地点、出差地点:手动填写出差的出发地和出差地

交通费:根据系统预置项进行选择,有飞机票,其他交通费(火车,动车、高铁、长途公共汽车,轮船),所有交通费都需按票面金额填写,超标费用差额填写至【核准扣减金额】

专票不含税住宿费:手动填写所开专票不含税的住宿费金额

普票含税住宿费:手动填写所开普票含税的住宿费金额

出差补助:财务初审阶段由财务人员填写

合计金额:自动生成

核准扣减金额:超标费用差额合计(机票火车票超标差额、普票扣税金额)

注意:子表明细可填多条,通过【新增】【删除】来增加费用明细条数,通过【编辑】可修改已增明细信息

发票信息:

【发票推送】:增值税专用发票可通过输入发票代码和发票号码查询发票信息并添加

【手工录入】:普通发票信息需手工录入

发票代码:手动填写所开发票上的发票代码

发票号:手动填写所开发票上的发票号码

发票类型:根据系统预置项进行选择普通发票和专用发票

开票日期:手动填写所开发票上的发票日期

税率:手动选择所开发票上的税率栏税率

价税合计:手动填写所开发票上的价税合计金额

注意:发票信息可填多条,通过【新增】【删除】来增加费用明细条数,通过【编辑】可修改已增明细信息

填写完以上信息后点【提交】即完成差旅费报销单的业务发起。

1.1.2      业务招待费报销

业务招待费报销主要用来报销发生业务招待时所产生的各项费用。

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点开业务招待费报销后,在列表界面填写业务招待的信息。

主表:

单据编号:系统自动生成,不可编辑

报销部门:报销人所在部门

报销人:手动选择报销人员

摘要:对报销事项的说明,请认真填写

明细表:

预算科目:手动选择业务招待费

报销金额:手动填写发票金额

发票信息:

【手工录入】:普通发票信息需手工录入

发票代码:手动填写所开发票上的发票代码

发票号:手动填写所开发票上的发票号码

发票类型:根据系统预置项进行选择普通发票和专用发票

开票日期:手动填写所开发票上的发票日期

税率:手动选择所开发票上的税率栏税率

价税合计:手动填写所开发票上的价税合计金额

注意:发票信息可填多条,通过【新增】【删除】来增加费用明细条数,通过【编辑】可修改已增明细信息

填写完以上信息后点【提交】即完成业务招待费报销的填报。

1.1.3      会议费报销

会议费报销主要用来报销召开会议时所产生的各项费用。

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点开会议费报销后,在列表界面填写业务招待的信息。

主表:

单据编号:系统自动生成,不可编辑

报销部门:报销人所在部门

报销人:手动选择报销人员

会议内容:对报销会议事项的说明,请认真填写

子表:

预算科目:手动选择管理费用

费用名称:手动选择会议费用种类

发票信息:

【发票推送】:增值税专用发票可通过输入发票代码和发票号码查询发票信息并添加

【手工录入】:普通发票信息需手工录入

发票代码:手动填写所开发票上的发票代码

发票号:手动填写所开发票上的发票号码

发票类型:根据系统预置项进行选择普通发票和专用发票

开票日期:手动填写所开发票上的发票日期

税率:手动选择所开发票上的税率栏税率

价税合计:手动填写所开发票上的价税合计金额

注意:发票信息可填多条,通过【新增】【删除】来增加费用明细条数,通过【编辑】可修改已增明细信息

填写完以上信息后点【提交】即完成会议费报销的填报。

1.1.4      其他费用报销

其他费用报销包括种类比较多,常用的主要有培训费、电话费、邮寄费、业务宣传费、日常交通费等。

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点开其他费用报销后,在列表界面填写其他费用的信息。

主表:

单据编号:系统自动生成,不可编辑

报销部门:报销人所在部门

报销人:手动选择报销人员

报销事由:对报销事项的说明,请认真填写

明细表:

预算科目:手动选择报销所需预算科目

摘要:

报销金额:手动填写发票金额

发票信息:

【发票推送】:增值税专用发票可通过输入发票代码和发票号码查询发票信息并添加

【手工录入】:普通发票信息需手工录入

发票代码:手动填写所开发票上的发票代码

发票号:手动填写所开发票上的发票号码

发票类型:根据系统预置项进行选择普通发票和专用发票

开票日期:手动填写所开发票上的发票日期

税率:手动选择所开发票上的税率栏税率

金额(不含税):自动计算,无需填写

税额:手动填写所开发票上的税额

价税合计:手动填写所开发票上的价税合计金额

注意:发票信息可填多条,通过【新增】【删除】来增加费用明细条数,通过【编辑】可修改已增明细信息

填写完以上信息后点【提交】即完成其他费用报销的填报。

1.1.5      备用金借款单

借款单主要用来填报个人向公司进行的借备用金等借款业务。

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点开借款单后,在列表界面填写流程信息。

新增单据填报说明:


主表:

单据编号:系统自动生成,不可编辑

单位名称:报销人所在单位,自动根据报销人带出,不可编辑

所属部门:报销人所在部门,自动根据报销人带出,不可编辑

借款人:这里是可以选择的,选择借款人信息

借款金额:手动填写

单据日期:自动根据当前实际日期带出,只读项

借款用途:对借款的说明,请认真填写

影像区域:按要求粘贴票据,在财务初审时送至财务部扫描上传

填写完以上信息后点【提交】即完成备用金借款单的业务发起。

1.1.6      备用金交款单

发生借款后要进行还款业务来清空个人往来。

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    注意:只有在有完成状态的借款单的前提下才能进行还款,如果之前没有借款或者之前的借款没有完成都不能进行还款,必须由借款人发起还款

点开交款单后,在列表界面填写交款单信息。


主表:

制单日期:自动根据当前实际日期带出

缴款部门:选择交款人所在部门

缴款人:选择交款人信息

单据编号:系统自动生成

缴款金额:手动填写本次交款金额

备注:根据还款情况填写还款金额,每次可对多条借款单进行还款,累计还款金额为本次还款金额。

填写完以上信息后点【提交】即完成交款单的业务发起。

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